Vacatures

Vacature secretarieel medewerk(st)er

H. Willibrord Oegstgeest, 12 uur per week (betaalde functie)

Profiel:

De secretarieel medewerk(st)er heeft in de organisatie van de H. Willibrordkerk in Oegstgeest een spilfunctie. Als duizendpoot houdt hij/zij zich bezig met de secretariële, organisatorische en administratieve invulling van het secretariaat van deze parochiekern die deel uitmaakt van de Augustinusparochie (Katwijk, Voorschoten, Wassenaar en Oegstgeest). De doelgroepen zijn de parochianen uit Oegstgeest (en directe omgeving), de vele vrijwilligers die werkzaam zijn in bijvoorbeeld de pastoraatgroep, beheercommissie en diverse werkgroepen en koren en natuurlijk bezoekers/passanten.

Als gastvrouw ontvangt de secretarieel medewerk(st)er alle bezoekers en gebruikers van de pastorie met een warme, open houding en uitstraling. Vanuit een goed overzicht beheert en controleert hij/zij de agenda’s en het gebruik van de ruimtes en zorgt voor de bevoorrading van kantoor- en consumptieartikelen. Als spil tussen pastoraal team, vrijwilligers/werkgroepen en parochianen legt de secretarieel medewerk(st)er met zijn/haar sociale vaardigheden verbindingen en signaleert hij/zij waar organisatorische hulp nodig is. Vanuit een vriendelijke, maar assertieve houding werkt hij/zij goed en graag samen. Daarnaast beheert hij/zij de administratie van de diverse parochiebestanden en het secretariaat zelfstandig en beheert de (vertrouwelijke) persoonsgegevens. De secretariële en administratieve werkzaamheden worden deels handmatig en deels via moderne apparatuur uitgevoerd. Alle werkzaamheden vragen om uitvoering met grote accuratesse. De secretarieel medewerk(st)er onderhoudt nauw contact met de locatiereferent (de diaken), de leden van het pastoraal team en de leden van de pastoraatgroep. Voor zaken die de totale parochie aangaan, heeft de medewerk(st)er te maken met sturing vanuit het centrale parochiesecretariaat. Hij/zij neemt deel aan de maandelijkse avondvergadering van de pastoraatgroep. Hiërarchisch valt het secretariaat onder de verantwoordelijkheid van de voorzitter van de beheercommissie en daarmee onder het parochiebestuur.

Werkzaamheden / verdere details functie:

  • Op maandag, dinsdag en donderdag aanwezig van 08.30 – 12.30 uur;
  • Functioneren als gastvrouw voor de ontvangst van personen en groepen in de pastorie;
  • Informatie geven mondeling aan de deur, via telefoon, post en/of e-mail;
  • Verwerken van inkomende en uitgaande post;
  • Algemene informatie communiceren aan betrokkenen;
  • Coördinatie en uitvoering van administratie en registratie persoonsgegevens en misintenties;
  • Coördinatie van opstellen en afdrukken van liturgieboekjes;
  • Scannen van documenten en rapporten in DocBase;
  • Administreren van gegevens van de sacramentele bedieningen;
  • Bijhouden voorraad kantoor- en consumptieartikelen.

Functie-eisen:

  • Sterke verbondenheid met de R.K.-kerk;
  • Algemene secretariële werkervaring in een spilfunctie;
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
  • Goede communicatieve vaardigheden;
  • Goed kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie
  • Organisatietalent;
  • Verantwoordelijkheidsgevoel en accuratesse;
  • Open en respectvol, gastvrije en sociale instelling;
  • Praktisch, stressbestendig, initiatiefrijk en proactief;
  • Bereidheid om nieuwe (computer)systemen snel aan te leren;
  • In staat goed zelfstandig te werken en prioriteiten te stellen;
  • In staat prettig samen te werken.

Sollicitatiebrieven kunnen tot 26 januari 2018 worden gericht aan: Mr. Anne Goud, Secretaris Beheercommissie, Parochiekern H. Willibrord Oegstgeest, Rhijngeesterstraatweg 35, 2341 BR Oegstgeest. E-mail: pastorie@willibrordoegstgeest.nl

Vacature vrijwilligers:

In onze parochiekern zijn er enkele groepen vrijwilligers die op gezette tijden parochianen bezoeken. De ‘attentiegroep’ brengt een attentie bij mensen die 80, 85, 90 jaar enz. worden. De ‘bloemengroetgroep’ brengt elke zondag een bloemetje bij iemand of bij een gezin waar ofwel  troost nodig is of waar een heuglijk feit wordt gevierd.

Beide groepen hebben dringend behoefte aan uitbreiding. Het is niet alleen dankbaar werk, maar het is ook heel bijzonder: je komt bij mensen thuis op een moment waarop aandacht vanuit onze geloofsgemeenschap heel erg gewaardeerd wordt.

Voor nadere informatie en voor aanmelding kunt u terecht bij het secretariaat: parochie@willibrordoegstgeest.nl of bij Els van Leuken, lid pastoraatgroep.